Ein Mediationsverfahren wird regelmäßig in sechs Phasen untergliedert:

• Einleitungsphase
• Themen- und Informationssammlung
• Interessenklärung
• Kreative Ideensuche
• Auswahl und Bewertung von Optionen
• Mediationsvereinbarung und Umsetzung

Im Einzelnen bedeuten diese Phasen Folgendes:

Einleitungsphase
In der Einleitungsphase wird eine offene und vertrauensfördernde Gesprächsatmosphäre geschaffen. Der Mediator vermittelt den Beteiligten die Prinzipien der Mediation und erklärt ihnen die einzelnen Schritte und Ziele des Verfahrens sowie die Rollen und Aufgaben aller Beteiligten. Wenn die Beteiligten mit der Mediation einverstanden sind, schließen sie einen Mediationsvertrag.

Themen- und Informationssammlung
Mit der zweiten Phase gehen die Beteiligten „in medias res“: Die Beteiligten stellen ihre jeweilige Sichtweise des Konflikts dar. Die Aufgabe des Mediators besteht hierbei darin, jedem der Beteiligten gleichermaßen Gelegenheit zu geben, sich frei und offen zu äußern und die Punkte zu benennen, die für ihn wichtig sind und die er besprochen wissen will. Der Mediator hört aktiv zu, stellt Fragen, um sicherzustellen, dass er alles richtig verstanden hat, unterstützt die Beteiligten ggf. mit Formulierungshilfen und fasst das Gehörte für alle Beteiligten zusammen.

Interessenklärung
Die dritte Phase dient der Klärung der jeweiligen Interessen, die hinter den vertretenen Positionen stehen und um die es den Beteiligten eigentlich geht. Der Mediator deckt also die Hintergründe des Handelns auf, derer die Beteiligten sich oftmals selbst (noch) nicht bewusst sind. Hierzu gehören auch verborgene Emotionen, Motive und bisherige Erfahrungen. Die Kommunikationsrichtung wird in dieser Phase zunehmend von dem Kontakt zwischen jeweils einem Beteiligten und dem Mediator auf den Kontakt zwischen den Beteiligten selbst verlagert.

Kreative Ideensuche
Mit der vierten Phase steigen die Beteiligten in die kreative Ideensuche ein. Im Wege des „brainstorming“ sammeln und entwickeln die Beteiligten Lösungsvorschläge, die zunächst noch unbewertet bleiben.

Auswahl und Bewertung von Optionen
In der fünften Phase werden die zuvor erarbeiteten Optionen auf Realisierbarkeit untersucht und bewertet. Die Beteiligten einigen sich auf einen für alle Beteiligten interessengerechten und daher tragfähigen Lösungsvorschlag.

Mediationsvereinbarung und Umsetzung
Die Mediation endet mit einer Mediationsvereinbarung zwischen den Beteiligten. In dieser wird die Lösung zum Zwecke ihrer Umsetzung schriftlich und für die Beteiligten verbindlich fixiert.